Einführung 

Diese Kurzanleitung soll Sie dabei unterstützen, die wichtigsten Aspekte in Ihrem Betrieb zu beachten und korrekt umzusetzen. Den größten Teil der anfallenden Aufgaben erledigt das IBT-Management für Sie.

Mit Ihrer Teilnahme an unserer PEFC Multi-Site Group IBT.EARTH - nachstehend Multi-Site Group genannt - sind Sie berechtigt, Ihre entsprechend zertifizierten Produkte mit einer PEFC-Deklaration zu versehen, das PEFC-Logo zu verwenden und mit dem PEFC-Markenzeichen zu bewerben.

Eine Zertifizierung nach PEFC genießt hohe Akzeptanz in der gewerblichen Wirtschaft, bei öffentlichen und privaten Auftraggebern. Da wir als Systemzentrale einen sehr großen Teil der richtlinienkonformen Umsetzungen verantwortlich erledigen, ist der Aufwand vor Ort für die teilnehmenden Betriebe und Unternehmen sehr akzeptabel. 

Ergänzend zum Systemhandbuch fertigen wir für jeden angeschlossenen Betrieb – in Abstimmung mit den Verantwortlichen im teilnehmenden Betrieb - individuelle Informationen und Handlungsumsetzungen an.

Unsere PEFC Multi-Site Group ist europaweit offen für unsere Franchisebetriebe und -unternehmen aller Branchen, Gewerke und Größenordnungen. Nutzen Sie alle Vorteile und sparen Sie Zeit, Nerven und Geld. 

Wir stellen den Betrieben und Unternehmen für die Dauer ihrer Teilnahme das erforderliche Systemmanagement inklusive aller dort angesiedelten Leistungen zur Umsetzung und Aufrechterhaltung des IBT.EARTH Systems und der PEFC-Standards zur Verfügung. 

Über ein geschütztes Kundenportal erhalten die angeschlossenen Betriebe und Unternehmen komfortablen Zugang zu allen Dokumenten und ganzjährige persönliche und individuelle Unterstützung. Zudem erhalten Sie Unterstützung an 365 Tagen im Jahr.

Das müssen Sie vor Ort beachten

Verantwortlichkeiten im Betrieb sowie Schulung verantwortlicher Personen

Im teilnehmenden Betrieb müssen zum Start Ihrer Teilnahme Personen benannt werden, welche für die korrekte Umsetzung der Holz-Lieferkette Chain-of-Custody (CoC) verantwortlich, bzw. an der Umsetzung direkt beteiligt, sind. 

Diese Personen sind im Formular Verantwortlichkeiten im Betrieb zu benennen und können selbstverständlich bei Bedarf angepasst werden. Die Verantwortlichkeiten müssen regelmäßig (mindestens einmal jährlich, sowie bei Bedarf (etwa Eintritt von Mitarbeitenden) geschult werden. Hierzu wird eine Schulungsliste durch das IBT-Management erstellt.

Der/die CoC-Verantwortliche wird durch das IBT-Management geschult. Hierüber wird durch IBT eine                            Schulungsbestätigung erstellt.

Identifizierung der Herkunft bei der Beschaffung/Einkauf von zertifiziertem Holz und Holzprodukten

Um Holzprodukte als entsprechend PEFC-zertifiziert verwenden und verkaufen zu können, muss zunächst entsprechend zertifiziertes Material eingekauft werden. 

Hierfür werden beim Eintritt in die IBT.EARTH Multi-Site Group zertifizierungsrelevanten Produkte/Produktgruppen gemeinsam mit den Verantwortlichen der angeschlossenen Betriebe festgelegt. Diese – jederzeit anpassbaren - Produktgruppen werden in der PEFC-Datenbank hinterlegt. Der korrekte Einkauf (Bestellung) entsprechend zertifizierter Ware erfolgt durch eine korrekte Bestellung bei entsprechend zertifizierten Lieferanten. Hierzu werden in den angeschlossenen Betrieben entsprechende Listen geführt. Diese Listen müssen regelmäßig auf Gültigkeit der Zertifikate in den entsprechenden Datenbanken geprüft werden 

Für PEFC-zertifiziertes Material gilt die PEFC-Datenbank:

https://pefc.org/find-certified

Für FSC-zertifiziertes Material gilt die FSC-Datenbank:

FSC: https://connect.fsc.org/fsc-public-certificate-search

Identifizierung und Deklaration der beschafften Materialien

In den angeschlossenen Betrieben oder sonstigen relevanten Orten (Baustellen, Projekten) eingehende - zertifizierungsrelevante - Ware muss einer Eingangskontrolle bezüglich korrekter Zertifizierungsdeklaration der Lieferanten unterzogen werden. Das bedeutet, dass auf den Wareneingangsdokumenten die Ware als entsprechend zertifiziert/kontrollierte Quellen deklariert sein muss. 

Dies geschieht durch Benennung der Zertifikatsnummern der jeweiligen Lieferanten und der Benennung Materialkategorien.

Beispiel:

100 % PEFC-zertifiziert DINC-PEFC-COC-001111

Deklaration beim Verkauf von zertifiziertem Holz und Holzprodukten

Hinweise: 
Sie dürfen als zertifizierter Betrieb selbstverständlich auch weiterhin nicht zertifizierte Ware einkaufen, verwenden und - als nicht zertifiziert - verkaufen.

Als PEFC-zertifiziert eingekaufte Ware muss nicht als PEFC-zertifiziert deklariert verkauft werden, wenn Sie bzw. Ihre Auftraggeber das nicht als notwendig erachten.

Solche Ware gilt dann dauerhaft als nicht als zertifiziert. Dieser Zustand kann im Nachhinein nicht korrigiert werden. 

Möchten Sie PEFC-zertifiziert eingekaufte Ware als zertifiziert verkaufen, erfolgt diese Deklaration durch korrekte Kennzeichnung der Produkte in den Ausgangs-Warenbegleitdokumenten (Rechnung/Lieferscheine). Ausschließlich dann gilt als zertifiziert eingekaufte Ware als entsprechend zertifiziert.
 
Möchten Sie als PEFC-zertifiziert eingekaufte Ware als PEFC-zertifiziert verkaufen, müssen Sie folgende Deklaration verwenden:
 
„X % PEFC-zertifiziert“
 
oder die zulässige Abkürzung
 
„X % PEFC“ (ohne das Wort „zertifiziert“)
 
Wichtig ist, dass die Deklaration von PEFC-zertifizierter Ware auf den Ausgangsdokumenten (Lieferschein/ Rechnung) immer in Verbindung mit einer Prozentangabe erfolgt. 
 
Zusätzlich ist ein Verweis auf die individuelle Zertifikatsnummer (inkl. Subcode) des angeschlossenen Betriebes aufzuführen. Somit kann die Gesamtdeklaration des hergestellten/gelieferten Holzes beispielsweise so aussehen:
 
100 % PEFC-zertifiziert, DINC-PEFC-COC-000963/Ihr Subcode 

In den teilnehmenden Betrieben können verschiedene Methoden zur Herkunftsidentifizierung zertifizierter Ware angewendet sowie zur Ermittlung der Prozentangaben (Materialkategorie) angewendet werden. 

Je nachdem, welche Methode Sie gewählt haben, gibt es verschiedene Vorgehensweisen.

Physische Trennung

Die in der Regel einfachste Möglichkeit, zertifiziertes Holz zu kaufen, zu verarbeiten und zu verkaufen ist die Methode der Physischen Trennung. 90% der uns angeschlossenen Betriebe verwenden die Methode der Physische Trennung. Diese Methode sollte immer dann genutzt werden, wenn zertifizierte Produkte mit anderen Produkten nicht vermischt werden.

Hierbei muss gewährleistet sein, dass Ware unterschiedlicher Herkunft in allen Phasen des Transports, der Produktion und des Vertriebs physisch voneinander getrennt ist. 

Dies geschieht durch auftragsbezogene Bestellungen, das gelieferte Holz kann räumlich getrennt gelagert oder wird entsprechend (farblich, Barcode) markiert.

Bei der Physischen Trennung ergibt sich die Prozentsatzangabe ausschließlich aus den Eingangsdokumenten der Lieferanten, von welchen der angeschlossene Betrieb das PEFC-zertifizierte Holz bezogen hat. Diese dort angegebene Prozentsatzangabe wird beim Verkauf 1:1 weitergegeben.

Beispiel: Sie fertigen aus 80% PEFC-zertifizierten gelieferten Kanteln Fenster, so verkaufen Sie diese mit 80% zertifiziert.

Wenn Sie bei der Physischen Trennung PEFC-zertifiziertes Holz mischen, beispielsweise Kanteln zu 100 % zertifiziert und Kanteln zu 70% zertifiziert mischen, dürfen Sie für das gesamte Produkt immer nur den niedrigsten Wert benennen, in diesem Beispiel 70%.
 
Sie dürfen bei der Physischen Trennung kein FSC-zertifiziertes Holz oder Holz aus anerkannt kontrollierten Quellen verwenden, wenn Sie das herzustellende Produkt als PEFC-zertifiziert verkaufen möchten. 

Ist diese Vorgehensweise nicht gewollt oder nicht umsetzbar, greifen die Prozentsatz- oder die Kreditmethode. Hierbei kann zertifiziertes Holz mit Holz aus anerkannten kontrollierten Quellen gemischt werden. 

Prozentsatzmethode  
Hierbei handelt es sich um eine Chain-of-Custody-Methode, bei der der Zertifizierungsanteil einer Produktgruppe für einen bestimmten Deklarationszeitraum (in der Regel 3 Monate) berechnet wird, basierend auf dem in der Produktgruppe enthaltenen Eingangsmaterial.

Die Prozentsatzmethode kann angewendet werden, um den Zertifizierungsanteil von PEFC-Produktgruppen zu kalkulieren, für die PEFC-zertifiziertes Eingangsmaterial und Eingangsmaterial aus PEFC kontrollierten Quellen verwendet wurde. 

Im Prozentsystem können FSC-Materialien mit verschiedenen FSC-Aussagen gemischt werden und der Anteil an FSC-zertifiziertem Material für das verkaufte Produkt berechnet werden. So kann beispielsweise FSC 100% mit FSC Mix Material oder FSC „Controlled Wood“ gemischt werden.

Das Prozentsystem wird meistens in produzierenden Unternehmen verwendet, die unterschiedliche FSC-Materialien vermischen wollen
 
Kreditmethode  
Hierbei handelt es sich um eine CoC-Methode, bei der eine Übertragung von Guthaben von zertifiziertem Material auf Material aus kontrollierten Quellen innerhalb derselben Produktgruppen erfolgt. 

Die Kreditmethode kann angewendet werden, um Guthaben, die aus dem Einsatz von PEFC-zertifiziertem Material gewonnen wurden, auf Material aus PEFC kontrollierten Quellen innerhalb derselben PEFC-Produktgruppe zu übertragen. 

Die angeschlossenen Betriebe müssen eine Mengenbilanz für Guthaben aus dem Eingang von PEFC-zertifiziertem Material einrichten und laufend führen. Das Guthaben soll in einer einzigen Maßeinheit berechnet werden. Es kann erforderlich sein, Umrechnungsfaktoren für die Umrechnung der Messeinheit(en) der Input-Komponenten in die Output-Produkte zu definieren.

Alle drei Methoden können unabhängig voneinander im Betrieb für verschiedene Produktgruppen angewendet und bei Bedarf geändert werden. Dies wird mit der IBT-Systemzentrale abgestimmt.

Das ist ein weitere großer Vorteil gegenüber der Teilnahme an sogennnaten Gruppenzertifizierungen (Produzentengruppen)

Unabhängig vom soeben beschriebenen, müssen Sie immer die Europäische Holzhandelsverordnung beachten. Das bedeutet insbesondere, dass die von Ihnen bezogene Ware nicht aus illegalen Quellen stammen darf. 

Hierzu folgende Regeln:

• Beim Einkauf zertifizierendem Material kann dieses Risiko ausgeschlossen werden, dass das Materials aus illegalen Quellen stammt.

• Kaufen Sie - nicht zertifizierte - Ware ausschließlich bei einem Holzhändler in Deutschland ein, so hat dieser als Erstinverkehrbringer in die EU die Verantwortung der Prüfung auf Legalität.

• Kaufen Sie selber Holz bei einem nicht zertifizierten Händler/Produzenten (auch innerhalb Deutschlands) ein, teilen Sie uns das umgehend mit, damit wir eine entsprechende Risikobewertung vornehmen können.  

• Kaufen Sie eigenständig Holz aus Nicht-EU Ländern ein, birgt das einen sehr hohen Aufwand der Nachweisführung. Wir müssen das unbedingt besprechen.

Anwendung des Systems der Sorgfaltspflicht/Risikobewertung (DDS)

Hierbei handelt es sich um einen der wichtigsten Aspekte der PEFC-Zertifizierung und wo am häufigsten gravierende Fehler auftreten können. Aber keine Sorge: Lesen Sie diesen Part aufmerksam durch und bei Fragen wenden Sie sich bitte an das IBT-Management.
 
Die Ausgangslage: Um zu verhindern, dass Holzrohstoffe aus umstrittenen/illegalen Quellen den Weg in PEFC-Produkte finden, hat PEFC strenge Kontrollmechanismen entwickelt, die integrale Bestandteile des PEFC-Chain-of-Custody-Standards sind. In jedem der PEFC-Multi-Site Group IBT.EARTH DINC-PEFC-COC-000963 muss ein Verfahren vorhanden sein welches sicherstellt, dass bei Herstellung und/oder Handel PEFC-zertifizierter Produkte alle zutreffenden Gesetze zur Verwendung legalen Holzes erfüllt werden.
 

Wenn ein Betrieb selber Holz importiert oder exportiert (nicht über Händler), muss das DDS-System sehr umfangreich sein und zudem müssen die zutreffenden Handelsgesetze und Zollbestimmungen eingehalten werden. Ist das bei Ihnen der Fall, setzen Sie sich bitte mit dem IBT-Management in Verbindung. 

Ansonsten reicht in der Regel reicht dazu ein "einfaches" System.
 
Die Anwendung dieses sogenannten "einfachen" Systems zur Sorgfaltspflicht (DDS) stellt sicher, dass Anteile von nicht zertifiziertem Holz, die in eine PEFC-Produktgruppe einfließen können, nicht aus umstrittenen Quellen stammen. Außerdem erfüllt das PEFC-System zur Sorgfaltspflicht die Anforderungen der EU-Holzhandelsverordnung (EUTR) zukünftig EUDR.
 
Für die Herstellung von PEFC-zertifizierten Produkten dürfen Sie ausschließlich einkaufen und verwenden: 
 

1. PEFC-zertifiziertes Material (bei Anwendung Physische Trennung, Prozentsatz- und Kreditmethode)
2. PEFC-Controlled Sources (bei Anwendung Prozentsatz- und Kreditmethode)
3. FSC-zertifiziertes Material (bei Anwendung Prozentsatz- und Kreditmethode)
4. FSC Controlled Wood (bei Anwendung Prozentsatz- und Kreditmethode). Hinweis: FSC Controlled Wood liefern einige Händler ausschließlich an entsprechend FSC-zertifizierte Betriebe. 

 
Achtung: Hölzer der Punkte 2 - 4 gelten laut PEFC-Richtlinien als nicht zertifiziert, sondern lediglich als Holz aus kontrollierten Quellen.

Die Waren müssen auf den Eingangsdokumenten entsprechend deklariert sein, sonst dürfen sie nicht zur Herstellung PEFC-zertifizierter Produkte verwendet werden.

Bei Produkten aus der oben genannten Gruppe, ist das Risiko, dass sie aus umstrittenen Quellen stammen, vernachlässigbar. Ist einem PEFC-zertifizierten Betrieb bekannt, dass Holzrohstoffe oder -produkte, die nicht innerhalb einer Produktgruppe der eigenen PEFC-CoC abgedeckt werden, aus illegalen Quellen stammen, dürfen diese nicht am Markt in Verkehr gebracht werden. Für jede Lieferung von Material, das in die individuelle CoC-Produktgruppe einfließt, muss der Betrieb - bei Bedarf - von seinen Lieferanten entsprechend relevante Informationen einholen, welche notwendig sind, um die Materialkategorie des beschafften Materials zu identifizieren und zu verifizieren.

Für jeden Lieferant wird in jeden angeschlossenen Betrieb eine Risikobewertung in drei Schritten durchgeführt.

1.  Informationsbeschaffung
 
Es existieren entsprechende Vereinbarungen mit Lieferanten, dass der angeschlossene Betrieb im Bedarfsfall entsprechende Informationen erhält bezüglich:
 

•  Identifizierung des Materials/Produkts, einschließlich Handelsnamens und Typs;

•  Identifizierung der Baumarten, die im Material/Produkt enthalten sind, mit ihrem gebräuchlichen Namen und/oder ihrem wissenschaftlichen Namen, wenn erforderlich;

•  Herkunftsland/Region des Materials

 
Solche Vereinbarungen können 
 

•  individuell – schriftlich - zwischen den Lieferanten und den angeschlossenen Betrieben, sowie

•  durch Hinterlegung entsprechender Informationen auf der Homepage der Lieferanten erfolgen.

 
2.  Risikobewertung

Die Risikobewertungen für die angeschlossenen Betrieb wird bei Bedarf gemeinsam mit der IBT.EARTH Zentrale umgesetzt.
 
3.  Umgang mit „signifikant riskanten“ Lieferungen
 
Die Entscheidungen und die Umsetzungen hinsichtlich des Umgangs mit „signifikant riskanten“ Lieferungen erfolgen bei Bedarf durch die IBT.EARTH Zentrale. Die entsprechenden angeschlossenen Betriebe werden über die Ergebnisse und mögliche notwendigen Vorgehensweisen informiert.

Logoverwendung PEFC

Als IBT.EARTH Lizenznehmer haben Sie das Recht, das PEFC-Logo mit der Logo-Lizenznummer PEFC/04-31-2313 zu verwenden.

Sie müssen das Logo nicht nutzen, es ist aber aus Umweltmarketinggründen ratsam. Das PEFC-Logo signalisiert, dass es sich bei Ihrem Betrieb um einen zertifizierten Marktteilnehmer handelt, welcher Klimaverantwortung übernimmt und lebt. 

Nutzen Sie das PEFC-Logo, haben Sie die Verpflichtung zur Einhaltung der „Richtlinie für die Verwendung des PEFC-Logos“ PEFC D ST 2001:2020. Das erklären wir Ihnen geren genau. Alles kein Problem.

Es gibt zwei Arten der Logo-Anwendungen:

1) Anwendung des PEFC off-product Logo

Das PEFC off-product Logo (Logo für Werbezwecken) darf zu Marketing- und Werbezwecken - beispielsweise in Broschüren oder im Internet - verwendet werden.

Es darf NICHT auf Produkte verwendet werden

2) Anwendung des PEFC on-product Logo

Das PEFC on-Product Logo darf NUR auf PEFC zertifizierten Produkten oder dessen Verpackung angebracht werden, wenn der Mindestanteil des PEFC zertifizierten Materials im Produkt 70% beträgt. 
 
Auch bei Aussagen über Produkte in Katalogen, Broschüren und Flyern darf das PEFC on-product Logo verwendet werden.
 
Wenn Sie Fragen haben melden Sie sich bitte bei uns.

Dokumentation und Aufbewahrung zertifizierungsrelevanter Unterlagen

Kurz und knapp, aber wichtig:
 
Alle PEFC-zertifizierungsrelevanten Dokumente - hierzu gehören neben Lieferscheinen und Rechnungen und Baustellenakten auch Schulungsunterlagen und Lieferantenprüfungen - müssen (unabhängig von steuerrechtlichen Vorgaben) fünf Jahre aufbewahrt und gegebenenfalls bei Audits in Ihrem Betrieb vorgewiesen werden.
 
Dies kann selbstverständlich digital geschehen.

Abwicklung von Beschwerden in Bezug auf das PEFC-System

Bei Beschwerden in Bezug auf Ihre PEFC-Zertifizierung handelt es sich in der Regel um mit Beweismitteln unterlegte Aspekte Dritter, welche darauf hinweisen, dass von Ihnen verwendete Holzrohstoffe aus umstrittenen Quellen stammen können bzw. nicht zertifiziert sind. 

Solchen Beschwerden ist sehr gewissenhaft zu begegnen, da Sie das PEFC-Zertifikat gefährden können.
 
Mit dem It's Business Time Beschwwerdesystem bieten wir allen angeschlossenen Betrieben und Unternehmen die Möglichkeit, dass deren Beschäftigte sowie Außenstehende/Dritte die Möglichkeit haben, Beschwerden in Bezug auf die Umsetzung und
Einhaltung des PEFC-Zertifizierungsstandards anzuzeigen. Nach Eintritt in die Multi-Site Group erhalten Sie einen entsprechenden Zugang. Gehen bei Ihnen direkt Beschwerden ein, leiten Sie diese bitte unverzüglich an uns weiter. Wir kümmern uns. 

Durchführung von Audits im Betrieb und Kontrolle/Abstellung von möglichen Abweichungen

In Ihrem Betrieb wird einmal Jährlich ein internes Audit durchgeführt. Dies geschieht durch die IBT.EARTH Zentrale. 

TÜV Rheinland DIN CERTCO führt stichprobenartig in den angeschlossenen Betrieben jährliche, externe Audits durch. Das IBT.EARTH Management ist dann selbstverständlich dabei. 

Die aus den Audits resultierenden Berichte sind vom Betriebsinhaber, Betriebsinhaberin bzw. Geschäftsführer, Geschäftsführerin gegenzuzeichnen. 

Alle Auditberichte der letzten (maximal fünf) Jahre müssen in den angeschlossenen Betrieben verwahrt und auf Verlangen vorgezeigt werden.

It’s Business Time 

Inhaberin: Nina Bielen

Neuenweg 5

26954 Nordenham (Wesermarsch)

Telefon: 04731 3907715

Telefax: 04731 2659994

E-Mail: [email protected]

IBT.EARTH Multi-Site Group Management:

Bernd Bielen

E-Mail: [email protected]

Telefon: 01573 8994462